Phishing: come riconoscere le email truffa e cosa fare

Il phishing resta uno dei modi più semplici per entrare in un'azienda: non serve forzare un firewall se qualcuno consegna spontaneamente la propria password. Le email truffa sono sempre più curate, scritte in buon italiano e costruite su misura. Saperle riconoscere è una competenza che riguarda tutti, dall'amministrazione alla produzione.

Che cos'è il phishing

Il phishing è un tentativo di indurre una persona a compiere un'azione dannosa fingendosi qualcuno di affidabile: un fornitore, una banca, un corriere, un collega, il servizio IT. L'obiettivo può essere:

• rubare credenziali, per esempio quelle della posta aziendale o di Microsoft 365;
• far aprire un allegato che installa un malware, a volte il primo passo di un ransomware;
• ottenere un pagamento, ad esempio con la richiesta di cambiare l'IBAN di un fornitore;
• raccogliere informazioni utili per attacchi successivi.

Esistono anche varianti via SMS, messaggistica e telefono, che seguono la stessa logica.

I segnali da controllare

Nessun segnale da solo è una prova, ma più segnali insieme devono far scattare l'allarme.

Il mittente

• Il nome visualizzato è corretto, ma l'indirizzo reale è diverso o ha piccole variazioni (una lettera in più, un dominio simile).
• L'email arriva da un indirizzo personale per conto di un'azienda.
• La risposta andrebbe a un indirizzo diverso da quello del mittente.

Il tono e la richiesta

• Urgenza: "entro oggi", "account sospeso", "ultimo avviso".
• Pressione o riservatezza: "non parlarne con nessuno", "sono in riunione, procedi tu".
• Richieste insolite: cambio di coordinate bancarie, acquisto di gift card, invio di documenti riservati.

Link e allegati

• Passando il mouse sul link (senza cliccare) compare un indirizzo che non c'entra con il mittente.
• La pagina di accesso chiede la password ma l'indirizzo nella barra non è quello ufficiale.
• Allegati inattesi: archivi compressi, documenti che chiedono di "abilitare il contenuto", file con estensioni insolite.

Il contesto

• Una fattura o una spedizione che non aspettavi.
• Un messaggio fuori orario o con una firma diversa dal solito.
• Un collega che scrive in modo diverso da come fa di solito.

Esempi tipici in azienda

• La finta notifica di casella piena che invita ad accedere a una pagina identica a quella di Microsoft 365 o Google Workspace.
• Il documento condiviso da un presunto cliente, con un link che porta a una pagina di login falsa.
• La fattura in allegato di un fornitore sconosciuto, oppure di uno noto ma con un file insolito.
• Il cambio IBAN: un fornitore reale, la cui casella è stata violata, comunica nuove coordinate bancarie. In questo caso l'indirizzo è autentico, ed è proprio questo a renderlo insidioso.
• La richiesta urgente del titolare all'amministrazione per un bonifico riservato.

Regola d'oro per i pagamenti: ogni variazione di coordinate bancarie va verificata per telefono, usando un numero già noto e non quello indicato nell'email.

Cosa fare se hai cliccato

Capita, anche alle persone più attente. L'importante è agire subito e non vergognarsi di segnalarlo: pochi minuti possono fare la differenza.

1. Avvisa immediatamente il referente IT o il fornitore IT.
2. Se hai inserito la password, cambiala subito da un dispositivo sicuro e su tutti i servizi dove la riutilizzavi.
3. Se hai aperto un allegato, scollega il PC dalla rete (cavo e Wi-Fi) ma non spegnerlo, e attendi indicazioni.
4. Se hai disposto un pagamento, contatta subito la banca per tentare il blocco.
5. Non cancellare l'email: serve per capire l'attacco e bloccare messaggi simili.

Lato IT, andrà verificato se ci sono stati accessi anomali, regole di inoltro create nella casella e se l'evento configura una violazione di dati personali (vedi la nostra guida al data breach).

Come ridurre il rischio in azienda

• Autenticazione a più fattori sulla posta: limita i danni se una password viene rubata.
• Filtri antispam e antiphishing ben configurati e protezione degli endpoint.
• Formazione periodica con esempi realistici, non una sessione una tantum.
• Un canale semplice per segnalare email sospette, con risposta rapida.
• Procedure di verifica per pagamenti e cambi di coordinate.

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